Додаток 1
до Рішення Наглядової ради
№НР-11/3 від 04.11.2021р.
Шановні акціонери!
Наглядова рада Акціонерного товариства «Райффайзен Банк»
(місцезнаходження - вул. Лєскова, буд. 9, м. Київ, 01011) (далі – Банк),
повідомляє про проведення позачергових Загальних зборів акціонерів
(далі – Збори)
16 грудня 2021 року
Збори акціонерів Банку відповідно до Рішення Наглядової ради (Протокол № НР -11/3 від 04 листопада 2021 року) будуть проведені ДИСТАНЦІЙНО 16 грудня 2021 року (дата завершення голосування) через національну депозитарну систему України.
Рішення щодо проведення Зборів викликано необхідністю привести діяльність та документи Банку у відповідність до законодавства, а саме Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо вдосконалення питань організації корпоративного управління в банках та інших питань функціонування банківської системи» №1587-IX від 30.06.2021р.
Рішення Наглядової ради щодо проведення Зборів ДИСТАНЦІЙНО викликано встановленням на всій території України карантину із забороною проведення масових зібрань, відповідно до Постанови КМУ від 11.03.2020 № 211 «Про запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» із змінами та доповненнями та Постанови КМУ від 09.12.2020 № 1236 «Про встановлення карантину та запровадження обмежувальних протиепідемічних заходів з метою запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» із змінами та доповненнями.
Порядок проведення Зборів визначено «Тимчасовим порядком скликання та дистанційного проведення загальних зборів акціонерів та загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду», затвердженим Рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку 16.04.2020р. №196 (далі - Тимчасовий порядок) із змінами та доповненнями.
Перелік акціонерів, які мають право на участь у Зборах складається станом на 24 годину 10 грудня 2021 року (за три робочих дні до дня проведення Зборів – 16 грудня 2021 року).
Бюлетені для голосування будуть розміщені Банком 13 грудня 2021 року у вільному для акціонерів доступі на власному веб-сайті за посиланням: https://raiffeisen.ua/documents/zagalnobankivski/pozacherhovi-zahalni-zbory-2021.
Інформація з проектом рішень щодо кожного з питань, включених до проекту порядку денного, а також інформація, зазначена в пункті 44 Тимчасового порядку, розміщується Банком на власному веб-сайті https://raiffeisen.ua/documents/zagalnobankivski/pozacherhovi-zahalni-zbory-2021 не пізніше 15 листопада 2021 р.
Порядок денний Зборів акціонерів Банку:
1. Внесення змін до Статуту Банку шляхом викладення його в новій редакції.
Проект рішення по питанню1:
1. Внести зміни до Статуту Банку шляхом викладення його в новій редакції.
2. Уповноважити Голову Правління Банку Писарука О.В. спільно з Заступником Голови Правління Банку Гуріною Н.О. підписати Статут Банку в новій редакції.
2. Внесення змін до Положення про Наглядову раду Банку шляхом викладення його в новій редакції.
Проект рішення по питанню 2:
Затвердити зміни до Положення про Наглядову раду Банку шляхом викладення його в новій редакції.
3. Внесення змін до Регламенту Загальних зборів акціонерів Банку шляхом викладення його в новій редакції.
Проект рішення по питанню 3:
Затвердити зміни до Регламенту Загальних зборів акціонерів Банку шляхом викладення його в новій редакції.
4. Внесення змін до Принципів корпоративного управління Банку шляхом викладення їх в новій редакції.
Проект рішення по питанню 4:
Затвердити зміни до Принципів корпоративного управління Банку шляхом викладення їх в новій редакції.
5. Внесення змін до Положення про порядок розкриття інформації акціонерам Банку шляхом викладення його в новій редакції.
Проект рішення по питанню 5:
Затвердити зміни до Положення про порядок розкриття інформації акціонерам Банку шляхом викладення його в новій редакції.
Підрахунок голосів на Зборах здійснює Лічильна комісія, персональний склад якої визначено Рішенням Наглядової ради Банку №НР-11/3 від 04.11.2021р.
Акціонери, до дати проведення Зборів, мають право:
Відповідні запити, оформлені згідно з вимогами Тимчасового порядку, направляються акціонерами на адресу електронної пошти - shareholder.relations@raiffeisen.ua. Відповіді на належним чином оформлені запити акціонерів, направляються на адресу електронної пошти акціонера, з якої надійшов такий запит.
Особою, відповідальною за порядок ознайомлення акціонерів із документами, необхідними для прийняття рішень з питань проекту порядку денного Зборів Банку є Директор Департаменту виконавчого менеджменту та корпоративного управління Банку – Марченко Наталія Юріївна.
Контактний номер телефону: (044) 299-10-05.
Кожен акціонер має право реалізувати своє право на управління Банком шляхом участі у Зборах та голосування шляхом подання бюлетенів депозитарній установі, яка обслуговує рахунок в цінних паперах такого акціонера, на якому обліковуються належні акціонеру акції товариства.
Голосування на Зборах з питань порядку денного проводиться виключно з використанням бюлетенів для голосування.
Для реєстрації на Зборах акціонером (представником акціонера) подаються бюлетені для голосування депозитарній установі, яка обслуговує рахунок в цінних паперах такого акціонера, на якому обліковуються належні акціонеру акції Банку на дату складення переліку акціонерів, які мають право на участь у Зборах, а саме станом на 10 грудня 2021 року.
Бюлетень для голосування на Зборах, засвідчений за допомогою кваліфікованого електронного підпису акціонера (його представника), направляється депозитарній установі на адресу електронної пошти, яка визначена депозитарною установою.
У разі, якщо акціонер має рахунки в цінних паперах в декількох депозитарних установах, на яких обліковуються акції Банку, кожна із депозитарних установ приймає бюлетень для голосування на Зборах лише щодо тієї кількості акцій, права на які обліковуються на рахунку в цінних паперах, що обслуговується такою депозитарною установою.
У випадку подання бюлетеня для голосування, підписаного представником акціонера, до бюлетеня для голосування додаються документи, що підтверджують повноваження такого представника акціонера або їх належним чином засвідчені копії.
Голосування на Зборах розпочинається о 9-00 годині 13.12.2021р. і завершується о 18-00 годині 16.12.2021 р.
Після 18-00 16.12.2021 року бюлетені від акціонерів не приймаються.
Голосування на Зборах з питань порядку денного проводиться виключно з використанням бюлетенів для голосування з питань з 1 по 5.
Кількість голосів акціонера в бюлетені зазначається акціонером на підставі даних отриманих акціонером від депозитарної установи, яка обслуговує рахунок в цінних паперах такого акціонера, на якому обліковуються належні акціонеру акції Банку.
У зв’язку з цим акціонерам необхідно завчасно самостійно звернутись до депозитарної установи, яка обслуговує рахунок в цінних паперах, на якому обліковуються належні акціонеру акції Банку, для визначення кількості належних акціонеру голосів.
Акціонер в період проведення голосування може надати депозитарній установі, яка обслуговує рахунок в цінних паперах такого акціонера, на якому обліковуються належні акціонеру акції Банку, лише один бюлетень для голосування з одних і тих самих питань порядку денного.
Бюлетень для голосування на Зборах засвідчується одним з наступних способів за вибором акціонера:
– за допомогою кваліфікованого електронного підпису акціонера (його представника);
– нотаріально, за умови підписання бюлетеня в присутності нотаріуса або посадової особи, яка вчиняє нотаріальні дії;
– депозитарною установою, яка обслуговує рахунок в цінних паперах такого акціонера, на якому обліковуються належні акціонеру акції Банку, за умови підписання бюлетеня в присутності уповноваженої особи депозитарної установи.
Кожен аркуш бюлетеня підписується акціонером (представником акціонера), окрім випадків засвідчення бюлетеня кваліфікованим електронним підписом акціонера (його представника).
Всі акціонери, які подали хоча б один бюлетень для голосування у Зборах, підписаний уповноваженою на те особою, вважаються такими, що прийняли участь у Зборах та є зареєстрованими для участі у Зборах.
Представником акціонера на Зборах може бути фізична особа або уповноважена особа юридичної особи. Посадові особи Банку та його афілійованих осіб не можуть бути представниками інших акціонерів на Зборах.
Представником акціонера - фізичної чи юридичної особи на Зборах може бути інша фізична особа або уповноважена особа юридичної особи.
При цьому акціонер має право призначити свого представника постійно або на певний строк.
Довіреність на право участі та голосування на Зборах:
Довіреність на право участі та голосування на Зборах може містити завдання щодо голосування, тобто перелік питань, порядку денного Зборів із зазначенням того, як і за яке (проти якого) рішення потрібно проголосувати. Під час голосування на Зборах представник повинен голосувати саме так, як передбачено завданням щодо голосування. Якщо довіреність не містить завдання щодо голосування, представник вирішує всі питання щодо голосування на Зборах на свій розсуд.
Акціонер має право видати довіреність на право участі та голосування на Зборах декільком своїм представникам.
Якщо для участі в Зборах шляхом направлення бюлетенів для голосування здійснили декілька представників акціонера, яким довіреність видана одночасно, для участі в Зборах допускається той представник, який надав бюлетень першим.
Надання довіреності на право участі та голосування на Зборах не виключає право участі на цих Зборах акціонера, який видав довіреність, замість свого представника.
Акціонер має право у будь-який час до закінчення строку, відведеного для голосування на Зборах відкликати чи замінити свого представника на Зборах, повідомивши про це Банк та депозитарну установу, яка обслуговує рахунок в цінних паперах такого акціонера, на якому обліковуються належні акціонеру акції Банку, або взяти участь
у Зборах особисто.
Повідомлення акціонером про заміну або відкликання свого представника може здійснюватися за допомогою засобів електронного зв'язку відповідно до законодавства про електронний документообіг.
У випадку якщо акціонер Банку особисто не відкрив рахунок у цінних паперах, то облік його прав на акції Банку здійснює АТ «Райффайзен Банк» в якості депозитарної установи.
В такому разі, для участі в Зборах акціонеру необхідно звернутися до депозитарної установи – АТ «Райффайзен Банк» – щодо укладення договору про обслуговування рахунку в цінних паперах за адресою:
Прийом акціонерів в умовах встановлення карантину здійснюється за попереднім записом за телефонами (044) 299-10-06, 299-10-04, 299-10-05,
за адресами:
Наглядова рада АТ «Райффайзен Банк»
Dear Shareholders!
The Supervisory Board of Raiffeisen Bank Joint Stock Company
(location - 9 Leskova Street, Kyiv, 01011, (hereinafter – the Bank)
announces the holding of its extraordinary General Shareholders’ Meeting (hereinafter – the Meeting)
on December 16, 2021
The Meeting of Shareholders of the Bank in accordance with the decision of the Supervisory Board (Minutes No НР-11/3 dated November 04, 2021) will be conducted REMOTELY on December 16, 2021 (date of completion of the vote) through the National Depository system of Ukraine.
The decision to hold the Meeting was caused by bringing the Bank's activities and documents in line with the legislation, namely the Law of Ukraine "On Amendments to Certain Legislative Acts of Ukraine to Improve Corporate Governance in Banks and Other Issues of the Banking System" № 1587-IX of 30.06.2021.
The decision of the Supervisory Board for the Meeting REMOTELY caused by the establishment of a quarantine on all the territory of Ukraine with the prohibition of holding mass gatherings, according to the CMU Resolution of 11.03.2020 No 211 "On the prevention of the spread of acute respiratory illness COVID-19, caused by coronovirus SARS-CoV-2 on the territory of Ukraine " with changes and additions and CMU Resolution of 09.12.2020 No. 1236 "On the establishment of quarantine and the introduction of restrtictive anti-epidemic measures to prevent a significant spread of acute respiratory disease COVID-19, caused by coronovirus SARS-CoV-2 on the territory of Ukraine" with changes and additions.
The order of the Meeting is determined by "Temporary order of convening and remote holding of the general shareholders’ meeting and general meeting of participants of the Corporate Investment Fund" approved by the decision of the National Commission on Securities and stock market of 16.04.2020 No196 (hereinafter - Temporary order) with changes and additions.
The list of the shareholders, which are entitled to participate in the Meeting, is to be compiled as of 24:00 of December 10, 2021 (namely, as of three business days prior to the day of holding the Meeting – December 16, 2021).
The Ballots for voting will be placed by the Bank on December 13, 2021 in the free access for shareholders on its own website at the link https://raiffeisen.ua/documents/zagalnobankivski/pozacherhovi-zahalni-zbory-2021.
Information with the draft decisions regarding each of the issues included to the draft agenda, as well as information specified in item 44 of the Temporary order, is placed by the Bank on its own website https://raiffeisen.ua/documents/zagalnobankivski/pozacherhovi-zahalni-zbory-2021 not later than on November 15, 2021.
Agenda of the Meeting of Shareholders of the Bank:
1. Introduction of the changes into the Bank’s Articles of Association by restating it in a new version.
Draft decision on item 1:
1. To introduct the changes into the Bank’s Articles of Association by restating it in a new version.
2. To authorize the Chairman of the Management Board of the Bank Mr. O.V. Pysaruk together with the Deputy Chairman of the Management Board of the Bank, Mrs. N. O. Gurina to sign the Bank’s Articles of Association in a new version.
2. Introduction of the changes into the Bylaws of the Supervisory Board of the Bank by restating it in a new version.
Draft decision on item 2:
To approve the changes into the Bylaws of the Supervisory Board of the Bank by restating it in a new version.
3. Introduction of the changes into the Regulation of the General Shareholders’ Meeting of the Bank.
Draft decision on item 3:
To approve the changes into the Regulation of the General Shareholders’ Meeting of the Bank by restating it in a new version.
4. Introduction of the changes into the Corporate Governance Principles of the Bank by restating them in a new version.
Draft decision on item 4:
To approve the changes into the Corporate Governance Principles of the Bank by restating them in a new version.
5. Introduction of the changes into the Regulation on the procedure of information disclosure to shareholders of the Bank by restating it in a new version.
Draft decision on item 5:
To approve the changes into the Regulation on the procedure of information disclosure to shareholders of the Bank by restating it in a new version.
The Сounting Commission, the personal composition of which is determined by the decision of the Supervisory Board of the Bank No HP-11/3 from 04.11.2021, is counts the votes on the Meeting.
Shareholders, before the date of the Meeting, have the right to:
- to familiarize with the documents necessary for making decisions on issues of Agenda draft decision of Meeting by sending the request by means of e-mail to the address (provided free in the form of electronic documents (copies of documents));
- to get answers to questions on the issues included in the Draft Agenda and Agenda of the Meeting;
- to make proposals on issues (except for issues, for which the cumulative voting is carried out) included in the Draft Agenda of the Meeting (no later than 20 days before the date of the Meeting).
- to make proposals concerning issues (for which the cumulative voting is carried out) included in the Draft Agenda of Meeting (no later than 7 days before the date of Meeting).
The respective requests, issued in accordance with the requirements of the Temporary order, are sent by the shareholders to the e-mail address - shareholder.relations@raiffeisen.ua. Answers to duly issued requests of shareholders are sent to the email address of the shareholder from which the request came.
The person responsible for the procedure of familiarizing the shareholders with the documents necessary for making decisions on the issues of the Agenda of the Bank´s Meeting is the Head of Executive Management and Corporate Governance Division of the Bank – Marchenko Natalya Yuriivna.
Contact phone number: (044) 299-10-05.
Each shareholder has the right to exercise his right to manage the Bank by participating in Meetings and voting by submitting ballots to the depository institution that maintains a securities account of such a shareholder, on which are accounted shares of the proper shareholder.
The voting at the Meeting on the Agenda is made exclusively with the use of a voting ballot.
To register at the Meeting, the shareholder (representative of the shareholder) shall be given the ballots for voting to the depository institution, which servicing the securities account of such shareholder, which are accounted the appropriate shareholders´ shares of the Bank on the date of the list of shareholders who have the right to participate at the Meeting, namely on December 10, 2021.
The ballot for voting at the Meeting, certified by a qualified electronic signature of the shareholder (his/her representative), is sent to the depository institution to the e-mail address determined by the depository institution.
If the shareholder has securities accounts in several depository institutions, which are accounted the shares of the Bank, each of the depository institutions accepts a ballot for voting at the Meeting only on the number of shares, the rights to which are accounted on the account in securities, serviced by such depository institution.
In case of submission of a ballot for voting signed by the shareholder's representative, documents confirming the authority of such representative or duly certified copies are added to the voting ballot.
The voting at the Meeting begins at 9:00 AM 13.12.2021 and ends on 18:00 PM 16.12.2021. After 18:00 PM 16.12.2021, the ballots from the shareholders are not accepted.
The voting at the Meeting on the Agenda issues is held exclusively with the use of ballots for voting on issues 1-5.
Number of shareholder's votes in the ballot is indicated by shareholder on the basis of the data received by the shareholder from the depository institution servicing the securities account of such a shareholder, where shareholders shares of the Bank are accounted.
In this regard, the shareholders need to contact the depository institution in advance, which maintains a securities account, which are accounted the appropriate shareholder shares of the Bank, to determine the number of votes relevant to shareholders.
A shareholder in the period of vote can provide the depository institution, which serves the securities account of such a shareholder, which are accounted the appropriate shareholder shares of the Bank, only one ballot for voting on the same issues of the Agenda.
The ballot for voting at the Meeting is confirmed by one of the following methods at the choice of a shareholder:
– with qualified electronic signature of the shareholder (its representative);
– by a notary, if the ballot is signed in the presence of a notary or official who commits notarial acts;
– by a depository institution that maintains a securities account of such shareholder, which are accounted the appropriate shareholder shares of the Bank, if the ballot is signed in the presence of the authorized person of the depository institution.
Each sheet of the ballot is signed by shareholder (representative of the shareholder), except for cases of certification of the ballot by qualified electronic signature of the shareholder (his/her representative).
All shareholders who have submitted at least one voting ballot in a Meeting signed by an authorized person shall be deemed to have taken part in the Meeting and are registered for participation in the Meeting.
The shareholders´ representative at a Meeting may be an individual or an authorized person of a legal entity. Officials of the Bank and its affiliates may not be representatives of other shareholders at the Meeting.
The representative of a shareholder - individual or legal entity at the Meeting may be another individual or an authorized person of a legal entity.
In this case, the shareholder has the right to appoint his representative permanently or for a certain period.
The Power of Attorney for the right of participation and voting at the Meeting:
- issued by an individual, certified by a notary or other officials persons who perform notarial acts, as well as may be certified by the depository institution in the order established by the National Commission on Securities and stock market;
- on behalf of the legal entity is issued by its body or other person authorized by the constituent documents.
A Power of Attorney for the right to participate and vote at the Meeting may contain a voting assignment, that is, the list of Agenda issues of the Meeting indicating how and for what decision to vote. During voting at the Meeting, the representative has to vote exactly how the voting assignment envisions. If a Power of Attorney contains no voting assignment, the representative decides on all questions as to voting at the Meeting at his / her discretion.
A shareholder has the right to issue a Power of Attorney for the right to participate and vote at the Meeting to his / her several representatives.
If in order to participate in the Meeting by sending ballots for voting, several representatives of the shareholder, to whom the Power of Attorney issued simultaneously, were allowed to participate in the Meeting, the representative who provided the ballot first.
The provision of a Power of Attorney for the right to participate and vote at the Meeting does not rule out the right to participate in this Meeting of the shareholder that issued the Power of Attorney instead of his / her representative.
A shareholder has the right at any time before the expiration of the deadline for voting at a Meeting to withdraw or replace his representative at the Meeting, by notifying the Bank and the depository institution that serves the securities account of such shareholder, where are accounted the appropriate shareholder shares of the Bank, or to participate at the Meeting personally.
The shareholder notification about the replacement or revocation of its representative may be carried out by means of electronic communication in accordance with the legislation on electronic document flow.
In case of the Bank's shareholder has not personally opened a securities account, the account of its rights to the shares of the Bank is carried out by the depository institution – "Raiffeisen Bank" JSC.
In this case, to participate in the Meeting, a shareholder should apply to the depository institution – JSC "Raiffeisen Bank" – on the conclusion of the agreement on servicing the securities account at the address:
7b Pyrohova str, Kyiv,
On weekdays from 9:30 AM to 17:00 PM, lunch break is from 13:00 PM to 14:00 PM (tel.: (044) 498-79-30) - Custody Department of the Bank.
To the attention of shareholders!
The dividends for previous periods (2006, 2007, 2013, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020), are paid after identification of the shareholder and the conclusion by him/her of a securities account servicing agreement.
The reception of shareholders under the conditions of quarantine is carried out by previous post by phone (044) 299-10-06, 299-10-04, 299-10-05,
at the address:
Supervisory Board of Raiffeisen Bank Joint Stock Company